Relato de minha gestão em uma das corporações que passei.
Assumi em 01/10/2006, mas somente comecei mesmo a tomar pé da situação da Fábrica a partir de 11/10/06, com a saída da Gerente da Fábrica da empresa.
SAÍDA DA GERENTE :
Se a saída da Gerente teve um lado negativo de me tornar “órfão” assumindo de cara a Produção da Fábrica sem conhecer nada, absolutamente nada de Produção, por outro teve o lado super-positivo de me fazer começar a tomar conhecimento de todos os problemas da Fábrica o mais rapidamente possível.
De cara notei que não existia na Fábrica o menor senso de Estrutura Organizacional, nenhum sentido de hierarquia. Ninguém sabia quem era o seu chefe, ou melhor, para todos o chefe era só um, a Gerente.
Todas as decisões eram tomadas pela Gerente. Nenhum funcionário tinha autonomia para resolver qualquer problema.
Os funcionários não tinham a menor motivação, não se sentiam participantes do processo de decisão de nada na Fábrica. Tudo tinha que passar pela decisão da Gerente.
Quem fazia o cálculo de custo estimado de todos os Produtos da Fábrica era a Gerente.
Quem fazia o cálculo da malha a ser comprada mensalmente era a Gerente.
Quem fazia mensalmente a compra da malha era a Gerente. E assim por diante.
Definimos uma Estrutura Organizacional.
Escolhemos as pessoas para ocupar cada chefia.
Divulgamos nos Quadro de Avisos essa Estrutura.
Fizemos reuniões com os funcionários para apresentarmos essas chefias e darmos representatividade e força às mesmas.
E demos autonomia de decisão para estas, dentro dos seus âmbitos de trabalho.
“Gestor que está super-ocupado com pequeníssimos detalhes, não tem tempo para se preocupar com os grandes vazamentos de recursos da organização”.
PROBLEMAS COM MALHAS ANTERIOR A NOSSA CHEGADA NA FÁBRICA :
Até Outubro/06 as malhas eram compradas juntando-se todas as Referências/Ordem de Produção de uma mesma cor em um único Pedido, fazendo com que, caso houvesse qualquer problema na entrega de um determinado Pedido, diversas Referências / OP’s ficassem sem condições de Corte/início de Produção.
Por volta de Agosto/06 existiram alguns problemas de tonalidade e de qualidade de malha em vários Pedidos, cujas malhas tiveram que ser devolvidas aos fornecedores, para serem refeitas.
Como se tratavam de malhas relativas a diversas Referências / OP’s e para diversas Seções, as Entregas de todas estas OP’s foram transferidas de Setembro para Outubro/06.
A partir daí isso virou uma “bola de neve”, pois com a postergação de diversas Referências/OP’s de Setembro para Outubro, diversas OP’s de Outubro tiveram que ser transferidas para Novembro/06 e, conseqüentemente, de Novembro para Dezembro, tanto que praticamente todas as Referências entregues no CD nos 10 primeiros dias de Dezembro eram de Novembro.
Além disso, apesar de todos saberem na Fábrica que o nosso pior fornecedor de malha, tanto em termos de qualidade, cumprimento de prazo e mesmo em termos de falta de palavra era a BERGITEX, compraram mais de 3 toneladas de malha para diversas Referências de Produção/Entrega de Dezembro/06 com esse fornecedor.
Conclusão: todas essas malhas foram entregues com problemas de fio e tonalidade e tiveram que ser devolvidas e como já era excessivamente em cima do prazo, não deu tempo para serem passadas para outros fornecedores.
Tivemos que travar uma discussão super acirrada com os representantes da Bergitex para a substituição da malha, onde depois de muito desgaste tivemos sucesso em parte e o restante tivemos que negociar com Compras, Lojas e Logística a aceitação de parte da malha mesmo com pequenos defeitos e com desconto, também somente conseguido após muito desgaste.
CHEGADA DO NOVO GERENTE DE PRODUÇÃO :
Por volta do dia 18/10/06 tivemos a chegada do novo Gerente de Produção, que veio do mercado, com experiência e que começou a nos ajudar na identificação e encaminhamento de uma série de assuntos e problemas.
FALTA DE PLANEJAMENTO :
Não havia um Cronograma de atividades. Não havia um Planejamento pré-concebido. Tudo começava a partir do recebimento dos “BONECOS” de um determinado mês, sem que as pessoas chaves da Fábrica, de Compras e de Estilo tivessem a noção da interligação de todos os procedimentos demandados a partir daí.
Na Fábrica, mesmo a maioria das pessoas que eram as mais “Seniors” e que foram promovidas a nível de chefia não sabiam ou tinham fortes dúvidas de quem eram seus fornecedores e seus clientes internos.
Por falta de um Cronograma ou de uma definição pré-estabelecida, os BONECOS, ponto de partida dos procedimentos de um mês, não tinham uma data certa para serem recebidos pela Fábrica das áreas de Estilo e Compras.
ATRASO NO RECEBIMENTO DOS BONECOS:
Como os BONECOS não tinham uma data pré-estabelecida para serem recebidos, estes chegavam muito tarde na Fábrica para Produção e Entrega nas datas ideais, sem que existissem enormes sacrifícios e desgastes de funcionários e de terceirizados. Mesmo com esses sacrifícios, desgastes e stresses, a grande, grande maioria dos Produtos não conseguiam ser entregues à Compras / CD nas datas acordadas / pretendidas pelas Compradoras.
Só para termos uma idéia do que estamos falando, os BONECOS da Produção/Entrega de Dezembro/06 foram recebidos pela Fábrica em 05/10/06.
Apesar do período de fim de ano ser super-critíco para entrega de matéria-prima por parte dos Fornecedores de malha, a compra da malha da Produção/Entrega de Dezembro/06 só foi feita em 11/10/06, para recebimento pela Fábrica a partir de 11/11/06.
A grande maioria dessa malha só foi recebida após 15/11/06.
O Corte de Dezembro, que deveria ter sido iniciado por volta de 07/11/06, só foi iniciado em 27/11/06.
Criamos Cronogramas mensais de Atividades (de Dezembro/06 a Dezembro/07), detalhando todos os principais procedimentos, envolvendo as áreas de Compras, Estilo e Fábrica.
Estabelecemos datas-limite de cumprimento das atividades, antecipando-as mês a mês, até conseguirmos começar a comprar a malha por gasto Real e a começar o Corte de um mês no início do mês anterior.
Definimos responsáveis pela realização de cada uma das atividades.
Passamos a acompanhar, a cobrar e a cumprir rigorosamente esse Cronograma.
Hoje já temos em mãos os BONECOS de Abril/07.
Estaremos começando o Corte de Março/07 em 09/02/2007.
CONVERSA COM OS FORNECEDORES DE MALHA:
No início, nenhum fornecedor de malha entregava a malha nas datas estabelecidas nos Pedidos e além disso, os funcionários da Fábrica tinham que ficar ligando diversas vezes para os Fornecedores para saber quando estes entregariam as malhas.
Como não entendíamos o que estava acontecendo, chamamos os Fornecedores para conversar e estabelecer uma nova forma de relacionamento.
Para surpresa descobrimos que os Fornecedores não entregavam as malhas nas datas dos Pedidos, porque aquilo para eles era uma novidade completa, já que, segundo todos os Fornecedores, como o atraso de Produção/Entrega era uma rotina há muito tempo na Fábrica, em praticamente 100% dos casos, o próprio pessoal da Fábrica solicitava que as malhas não fossem entregues, ou seja, ficassem retidas nas Transportadoras para entrega futura.
Estamos mudando isso, hoje praticamente todas as malhas são entregues nos prazos acordados.
Temos uma programação mensal de entrega de malhas que o pessoal do Estoque recebe antes do início do mês para seu planejamento de trabalho.
Se, por ventura, acontece algum problema com a entrega de alguma malha quem tem que tomar a iniciativa de nos ligar é o próprio Fornecedor.
Trata-se de uma mudança de cultura muito forte junto aos fornecedores de malha, que temos enfrentado com muita insistência e perseverança, mas que temos que continuar batalhando para vencermos essa batalha.
PERDA COM O NÃO APROVEITAMENTO DO VINCO DA MALHA TUBULAR NA PRODUÇÃO DAS PEÇAS DA FÁBRICA:
Em uma das nossas primeiras reuniões semanais de posicionamento, uma de nossas Assistentes de Estilo comentou que tinha comprado algumas blusas na Leader com vinco de malha e que achou estranho, pois a orientação que a Fábrica tinha é que nenhuma peça seria aceita pelo Controle de Qualidade da Empresa com vinco em qualquer lugar da roupa e assim a Fábrica procedia rigorosamente na produção de suas peças.
Achei aquela colocação muito estranha, pois eu mesmo tinha comprado recentemente duas camisas na Leader e me lembrava que ambas tinham vinco nas costas.
Questionamos de quem teria partido aquela orientação e a informação foi de que teria partido do Controle de Qualidade da Empresa/CD.
Primeiramente contatamos as Compradoras do Feminino e estas informaram que elas também tinham essa orientação de que nenhuma peça poderia conter vinco de malha. Em seguida contatamos os Compradores do Masculino e a informação que obtivemos foi de que essa orientação chegou a ser passada, mas que quando os Fornecedores foram informados dessa decisão, comunicaram que então os produtos teriam que ser majorados em cerca de 20% a 30%, que era a perda que eles teriam com o não aproveitamento do vinco da malha e que, em função posição dos Fornecedores, a decisão teria sido revogada para o Masculino.
Contatamos então o Controle de Qualidade da Empresa, explicamos toda a situação e mostramos que se para o Masculino essa decisão não valia e se ela também não valia para Fornecedores externos do Feminino, não tinha o menor sentido valer apenas para a Fábrica. Face a essas colocações o Controle de Qualidade da Empresa redefiniu que aproveitamento de vinco de malha nas costas das peças poderia ser usado.
Com isso passamos a deixar de ter uma perda de cerca de 20% a 30% de toda a malha tubular que era usada para Produção das peças da Fábrica. Um desperdício muito grande.
CHEGADA DO GERENTE DE PLANEJAMENTO E CONTROLES:
No início de Novembro/06 tivemos a chegada do novo Gerente de Planejamento e Controle, que veio da área de Processos e que também começou a nos ajudar na identificação e encaminhamento de uma série de assuntos e problemas, principalmente ligados a investimentos em equipamentos e a análise e contratação de soluções sistêmicas para a Fábrica.
COMPRA DE TODA A MALHA DO MÊS DE UMA MESMACOR EM UM SÓ PEDIDO:
Um outro problema que também observamos foi que como comprávamos toda a malha do mês de uma determinada cor em um só pedido (englobando naquele pedido toda a malha de uma certa cor que seria usada em diversas Referências / OP’s), se o Fornecedor atrasasse a entrega daquele pedido prendia o andamento da produção de todas as Referências que tinham o uso daquela malha e isso gerava um caos para o planejamento de todo o trabalho da Fábrica e conseqüentemente o atraso da entrega de todas as Referências que usariam aquela malha, sem contar nas dificuldades que essa forma de compra gerava para a Administração do Estoque de Malha.
Definimos então acabar imediatamente com esse procedimento e já na compra de Dezembro/06 para a Produção e Entrega ao CDM em Fevereiro/07 passamos a efetuar as compras de malhas por Referência, ou seja, hoje é feito um pedido para cada Referência a ser produzida. Assim, se acontece quaisquer problemas com as malhas de um Pedido, teremos dificuldades somente as malhas de uma Referência e não de diversas, como era até então.
RELACIONAMENTO NO FIM DO ANO DE 2006 COM AS FACÇÕES :
Quando chegamos, as Facções tinham acesso aos modelos antes da produção dos mesmos (estes ficavam expostos em Arara na Expedição) e aí a maioria se recusava a pegar os modelos mais difíceis, só querendo pegar os mais fáceis de costurar.
Outro fato, era o prazo que era dado para as Facções para produzir as pecas, que era de 4 ou 5 dias corridos, o que fazia com que estas pegassem a produção das peças já sabendo que a grande maioria das Entregas não seriam efetuadas nas data acordadas.
Além disso, para incentivar o recebimento das produções nos prazos, oferecemos às Facções, no período de Outubro a Dezembro/06, uma redução do prazo de pagamento pela entrega antecipada, mas, em contrapartida estipulamos uma postergação no prazo de pagamento para as entregas com atraso. Todavia, como o prazo de 4 ou 5 dias corridos era insuficiente para confeccionar as peças, para fugir a postergação do prazo de pagamento das entregas com atraso, as Facções começaram a recusar pegar todos os modelos um pouquinho mais trabalhosos, pois já sabiam que não os conseguiriam produzir nos prazos que eram dados.
Como o problema de atraso de entrega de mercadoria era generalizado (todas as facções estavam entregando com atraso), ao longo de Dezembro/06 chamamos os representantes de várias para conversar e ficamos sabendo destas que : ao final do ano de 2005 as principais Facções com as quais a Fábrica trabalhava foram chamadas para um “Acordo de Produção”.
Segundo essas, na época, foi prometido que haveria um “contrato” estabelecendo que as quantidades a serem produzidas cresceriam absurdamente, com uma garantia mínima de produção por mês, mas em compensação o preço por peça produzida diminuiria, todavia, como as quantidades cresceriam muito, as Facções acabariam não sendo impactadas financeiramente com a redução do preço por peça.
Ainda segundo estas, mesmo ficando com dúvidas quanto a proposta, acabaram aceitando e acreditando nas promessas de crescimento de volume e de garantia mínima de produção. A partir daí estas investiram em equipamentos e em pessoal para fazer face ao crescimento e nada, nada do que foi prometido foi cumprido. Não houve contrato algum, já a partir de Dezembro/05 houve uma redução significativa das quantidades de peças a serem produzidas e não houve garantia mínima alguma de produção. Muitas passaram momentos dificílimos, tiveram que demitir funcionários, se desfazer dos equipamentos e quase que quebraram.
Daí para frente, todas as Facções procuraram e começaram a trabalhar com diversos outros clientes (Folic, Zoomp, Animalle, etc, etc, etc) que têm uma produção bem menor que a nossa, mas que pagam 3 a 4 vezes mais que nós e que têm um prazo de produção também muito maior que o nosso e então começaram a dividir a produção com estas.
Isso se agravou demasiadamente com as encomendas de fim de ano por parte desses nossos concorrentes, principalmente porque eles se planejavam com muito mais antecedência do que nós com relação às coleções e as programações de produção, coisas que nós não fazíamos. Ou seja, as Facções literalmente deixaram nossa produção de lado e deram prioridade para os nossos concorrentes, que estavam muito mais estruturados que nós em termos de acordos de produção e de encomendas de fim de ano.
Mesmo mostrando para as Facções os problemas que isto estava nos causando, praticamente nada pudemos fazer, pois, praticamente todas as Facções tinham se comprometido com os nossos concorrentes e alegaram que não fariam com essas empresas o que nós fizemos com eles, ou seja, deixá-los na mão, não cumprir com o acordado.
Na segunda quinzena de Dezembro/06, conversamos com todas as Facções, antigas e novas, mostramos à estas nosso planejamento e plano de ação para 2007, não prometemos nada, somente muito trabalho para crescermos nossos volumes e estas se mostraram muito receptivas a voltarem a nos dar preferência de produção e a crescerem junto conosco.
Além disso, atualmente nossos modelos não ficam mais expostos à vista das Facções, terminando com a estória destas quererem escolher os modelos a serem produzidos.
Hoje, a responsável pelo atendimento das Facções faz um trabalho prévio de distribuição das peças por Facção, alternando para estas peças fáceis, médias e difíceis e entregando para estas, as peças a serem produzidas.
A partir de 02/01/07 aumentamos o prazo de produção de qualquer peça para 7 dias úteis.
Instituímos para os meses de Janeiro e Fevereiro/07 um bônus para as Facções que nos entregarem as peças prontas e sem defeitos 48 horas antes da data de entrega acordada e retornamos com a postergação de prazo para as Facções que nos entregarem com mais de 7 dias úteis.
Esperamos, com essas medidas, acabarmos com o atraso na entrega das peças ao CD ou, no mínimo, reduzirmos isso a situações de excepcionalidade.
NOVAS FACÇÕES:
Tentamos também, ao longo de Novembro e de Dezembro/06, procurar novas Facções e todas as que conseguimos conversar já estavam com suas agendas de produção lotadas, muito interessadas a trabalhar conosco, mas, prometendo somente terem condições de nos atender a partir de Janeiro/07.
Em Outubro/06 trabalhávamos com 19 Facções, hoje trabalhamos com 29 Facções e existem ainda algumas outras que estaremos contatando, para nos sentirmos seguros com relação ao atendimento da nossa previsão de crescimento de produção para 2007.
FALTA DE VIÉS PARA AS FACÇÕES:
Outro problema que enfrentamos ao longo dos últimos meses de 2006, foi a constante reclamação das Facções quanto ao viés que elas recebiam para produzir as peças, que estava sempre faltando.
Refizemos os cálculos de viés por peça/Referência , corrigimos os erros e acabamos com esse problema.
Hoje não temos mais Facção reclamando por falta de viés.
ENTREGA A POSTERIORI DE VIÉS PARA AS FACÇÕES:
Descobrimos também, que há muitos anos as Facções levavam as malhas (peças componentes) e aviamentos para costurá-las, mas nunca levavam junto o viés da produção correspondente.
Todas tinham que voltar na Fábrica uns dois dias depois para pegar o viés.
Contatamos uma Facção que tinha uma máquina de viés disponível, para nos ajudar a colocar em dia o viés das Referências em atraso.
Fizemos um esforço concentrado com funcionárias responsáveis pela confecção de viés da Fábrica e colocamos em dia a produção do mesmo.
A partir do dia 12/01/07 toda Referência já sai da Fábrica para as Facções com o viés correspondente junto.
COMPRA DE MALHA POR GASTO ESTIMADO x COMPRA DE MALHA POR GASTO REAL :
Primeiramente temos que entender esse conceito: para comprarmos a malha da forma correta (por Gasto Real) teríamos que comprá-la depois que a Modelagem da mesma foi feita, depois que o Risco dessa Modelagem foi feito e depois que o Encaixe desse Risco, para fins de Corte, finalmente foi feito.
Isso hoje é impraticável devido ao curtíssimo espaço de tempo entre o recebimento dos BONECOS (modelos) por parte da Fábrica e a data de chegada da malha para início da produção das Referências / OP’s.
Assim, desde que chegamos na Fábrica ouvíamos dizer que compramos malha por gasto Estimado e que isso é que causava e causa até hoje tantos problemas de falta ou sobra de malha na hora do Corte das Referências / OP’s, todavia, recentemente descobrimos que não é bem assim, na realidade compramos malha por “gasto Aproximado”, o que é muito pior.
Quando recebemos um modelo a ser produzido, identifica-se um modelo que já tenha sido produzido parecido com aquele que se vai produzir e usa-se a quantidade de malha gasta no modelo já produzido para a compra da malha do que se vai produzir. Isso é um tremendo “bico”. Nunca a malha comprada irá ser a que necessitamos para a produção de peça pedida, na quantidade solicitada. E isso é assim há anos na Fábrica.
Graças ao Cronograma de Atividades que desenvolvemos para 2007 está previsto que no final do mês de Março/07, para a compra da malha da Entrega do mês de Junho/07, estaremos comprando a malha depois do Encaixe do Risco de todos os BONECOS recebidos de Compras, ou seja, a partir do final de Março/07, finalmente estaremos comprando malha por Gasto Real e só aí sim, minimizaremos, ao máximo, a diferença entre as quantidades pedidas pelas Compradoras e as quantidades entregues pela Fábrica.
DUPLICIDADE DE RISCOS DE MODELAGEM DA PEÇAS E DE ENCAIXE DESSES RISCOS (RETRABALHO)
Logo após a elaboração da Modelagem de uma peça é feito o Risco da mesma, para em seguida ser feito o Encaixe desse Risco que será usado mais tarde no Corte da malha.
Hoje esses procedimentos de Risco e de Encaixe são feitos logo após a Modelagem das peças, para se apurar o Gasto Real de malha a ser usada nas Referências e as devidas providências de compra complementar ou cancelamento de parte da malha comprada junto ao Fornecedor, através de Gasto Estimado ou Aproximado, como explicamos anteriormente.
Como o sistema que usamos hoje na Fábrica para elaborar esse Risco e esse Encaixe (Moda Um) é um sistema antigo que não nos permite guardar (como uma espécie de arquivo) os Riscos e Encaixes feitos e não usados imediatamente, depois que a malha é recebida do Fornecedor e pouco antes do momento de Corte da mesma, esses Riscos e Encaixes têm que ser refeitos para 100% das referências produzidas pela Fábrica.
Isso além de gerar retrabalho, funciona também como um dos fatores que nos gera falta ou sobra de malha no momento de Corte das Referências / OP’s, pois como o sistema Moda Um não guarda o Encaixe anterior e não dispõe de uma mecanismo de Encaixe Automático, isto é, nesse sistema o Encaixe ainda é manual, humano, feito por um operador (que gasta cerca de ½ hora para cada Encaixe), nunca o 2º Risco e o 2º Encaixe são exatamente iguais ao 1º, gerando com isso uma diferença entre o gasto da malha que será cortada e o gasto da malha que foi calculado pelo 1º Risco e Encaixe (que gerou um ajuste de compra de malha).
Todos esses problemas estão para serem solucionados ao longo do mês de Fevereiro/07, a partir do momento que passarmos a usar o sistema Audaces, que estamos adquirindo e que substituirá o Moda Um.
Com o Audaces, não só passaremos a ter 1 (um) só Risco como o sistema dispões de Encaixe Automático, que reduzirá o trabalho de Encaixe de cerca de ½ hora para cerca de 3 minutos, como também o sistema permitirá que as próprias Modelistas desenvolvam diretamente o Risco das peças, eliminando uma etapa de trabalho hoje existente nos processos da Fábrica que é o Risco da Modelagem.
APROVEITAMENTO DE “BURACOS “ NO ENCAIXE DO RISCO:
Foi observado pelo Gerente de Produção que em algumas situações os Encaixes de Risco apresentavam alguns “buracos” (espaços) que, como não eram aproveitados, geravam uma perda significativa de malha.
Começamos a discutir o assunto e inicialmente a informação que tivemos foi de que essa situação era muito rara de acontecer. Todavia, a partir daí passamos ficar de olho nos Encaixes e começamos a verificar que os “buracos” que podiam ser aproveitados não eram tão raros assim.
No primeiro aproveitamento produzimos 1.158 shortinhos para o Infantil que estarão sendo vendidos nas Lojas por R$ 7,50 a um custo de R$ 3,60. Depois desse primeiro “buraco, já surgiu o segundo (uma legging com 1.760 peças) e o terceiro aproveitamento (um top com 759 peças) e só não estamos mais rígidos nesses aproveitamentos porque as Compradoras andam sem verba para aceitar essas produções extras; estamos tentando junto as Compradoras definir uma relação de tipos de produtos que poderíamos estar aproveitando em cada Seção; estamos analisando a situação de poder aproveitar malha de uma cor utilizada por uma Seção para produzir produto para outra Seção e verificando, até mesmo, se poderíamos desovar esse tipo de produto extra fora da empresa (caso não seja interesse das Compradoras em ficar com os mesmos), gerando dessa forma uma Receita marginal para a Fábrica.
SEPARAÇÃO DE MALHA PARA VIÉS, ROLO A ROLO, NO MOMENTO DO ENFESTO DEVIDO A DIFERENÇA DE TONALIDADE DE MALHA:
Descobrimos em uma de nossas reuniões de posicionamento semanal que, em função da diferença de tonalidade que muitas das vezes existe em uma mesma cor nas malhas que são usadas para uma Referência / OP, a malha a ser utilizada para formar o viés de uma determinada Referência / OP tem que ser retirada de todos os rolos de malha que serão utilizados para aquela Referência, ou seja, imagine na situação extrema que para fazermos uma Blusa se gaste 8 rolos de malha da cor preta e que para fazer o viés dessa Blusa seja necessário 24 metros de malha, devido a esse problema de diferença de tonalidade que existe quando recebemos a malha do fornecedor, não podemos separar logo os 24 metros de malha do primeiro rolo ou de qualquer rolo da Referência e enfestamos o resto. Não, hoje tira-se 3 metros de cada um dos 8 rolos para se montar os 24 metros que será necessário para formar o viés da Blusa toda.
Isso consome um tempo imenso do Corte e um tempo e um trabalho absurdo da Separação.
Analisando a situação, descobrimos que todo esse procedimento até tinha algum sentido quando comprávamos em um único Pedido toda a malha de uma determinada cor de todas as Referências do mês, pois como em um único Pedido era comprado uma tonelagem muito grande de malha, não devia, mas podia até encontrarmos uma certa variação de tonalidade na mesma cor de malha devido as partidas de tingimento dos Fornecedores (algo entre 150 e 200 quilos de malha por partida de tingimento). Todavia, como agora já estamos comprando as malhas por Referência / OP e, normalmente, uma OP não usa mais de 300 quilos de mesma cor de malha, não vemos mais sentido para aceitar diferença de tonalidade em uma mesma cor no Pedido de uma mesma Referência.
Assim, fizemos o seguinte comunicado a todos os Fornecedores de malha:
- Como estamos comprando malha por Referência e em uma mesma Referência não temos mais uma quantidade de malha que justifique diferença de tonalidade em uma mesma cor, comunicamos que daqui para frente somente aceitaremos variação de tonalidade por cor de malha em um mesmo Pedido se este for imperceptível a olho nu.
E este comunicado também está sendo escrito no rodapé de todos os Pedidos de malha.
Com isso e com a mudança de processo de revisão de malha que estaremos adotando a partir de Fevereiro/07 com a chegada da Máquina Revisora de Malha que estamos adquirindo, contamos que a partir da Produção do mês de Abril/07 já teremos condições de separar o viés de toda a Referência / OP de um único rolo de malha.
DIFERENÇA DE LARGURA DA MALHA CÔR MESCLA :
Ao longo de Janeiro/07 surgiu o seguinte problema: a cor mescla estava voltando a se usada em diversas Referências / Ordens de Produção, em coordenados de cores, configurando-se como uma tendência muito forte de cor para o inverno de 2007 e como toda malha cor mescla tinha uma largura diferente das malhas das demais cores, isso além de já estar gerando problemas de Encaixe de Risco e de Corte, vez que, devido as diferenças de largura, estes tinham que ser feitos separadamente, passava a nos gerar uma preocupação muito grande, devido a grande quantidade de Referências que teríamos pela frente usando essa cor de malha e que atrasariam em muito a nossa produção.
Perguntamos então, por que não comprávamos a malha cor mescla na mesma largura das demais e a resposta de todos da Fábrica foi unânime: malha cor mescla é uma malha especial, desenvolvida a partir de um fio especial que nenhum Fornecedor produz na mesma largura das demais malhas.
Achamos um absurdo e perguntamos se já haviam consultado aos Fornecedores de malha se eles não teriam condições de nos fornecer a malha cor mescla na mesma largura das outras malhas, e mais uma vez, a resposta foi unânime: já foi tentado e não adianta que não dá para produzir na mesma largura.
Não nos demos por vencido e resolvemos ligar diretamente para os dois principais Fornecedores que nos atendiam na cor mescla e explicamos o nosso problema.
A primeira resposta destes foi a mesma dos nossos funcionários, ou seja, de que a cor mescla é desenvolvida a partir de um fio especial, uma malha especial e que não daria para produzi-la na mesma largura das demais malhas.
Argumentamos então com esses dois Fornecedores que este fato nos causaria sérios transtornos de produção e já que eles não poderiam nos atender, que estaríamos então passando a conversar com outros Fornecedores de malha para ver se estes poderiam nos atender e pegar as 2 toneladas de malhas cor mescla que estaríamos pedindo para o mês de Abril/07.
Quando falamos em passar o pedido de cerca de 2 toneladas de malhas para outros Fornecedores a conversa mudou inteiramente de rumo. Aí, ao invés de não dá para produzir, a conversa mudou para: vamos conversar com o nosso Depto.Técnico de Desenvolvimento do Produto para ver o que pode ser feito.
Resumindo o final: os dois Fornecedores aceitaram desenvolver a malha cor mescla na mesma largura das demais malhas, já efetuamos os pedidos de Abril na largura que nos interessa e a partir de Abril/07 não mais teremos que fazer dois Encaixes de Risco e dois Cortes separados para as OP’s com coordenados de cores envolvendo a cor mescla.
PERDA DE MALHA EM ESTAMPA DA COLORI :
Algumas Seções têm uma demanda muito grande por malha estampada e, na maioria dos casos, até hoje, ficava mais em conta para a empresa comprar a malha lisa e mandar estampá-la de forma “corrida”, na Estamparia Colori, do que comprá-la já estampada dos Fornecedores (usamos o tempo do verbo no passado pois recebemos um Fornecedor nesta semana que pode mudar essa afirmação sobre preço de compra de malha já estampada - iremos analisar).
Continuando: só que nunca foi dado importância à largura da malha que era enviada para a Colori para estampar e observando os enfestos de malha a ser cortada, foi verificado que as malhas estampadas na Colori tinham uma lateral muito grande, pois a estampa não pegava toda a largura da malha.
Pesquisando o por que, descobrimos que o quadro de Estampa da Colori tem 1,50 cm de largura e que a barra lateral usada pela Colori (em somente um dos lados da malha) para travá-la e esticá-la na mesa é de 5 cm, isto é, todo o processo da Colori usa sempre 1,55 cm de largura de malha e toda largura excedente a essa largura, que for enviada para a Colori, não é aproveitada, ou seja, é perdida.
A partir daí passamos a comprar as malhas que sofrerão o processo de estampa corrida da Colori com 1,55 cm de largura, estancando-se assim desperdício de dinheiro.
Isso sem contar que quando a malha tinha as duas laterais disperdiçadas, isto é, a estampa ficava no meio da malha, o casando, estampa com estampa, da folha da malha de cima com a de baixo, no momento do Enfesto era extremamente difícil e demorado. Agora, só com um lado não estampado (que é o do lado da barra lateral do quadro que prende e fixa a malha para estampá-la) o casamento das estampas fica mais fácil e agiliza, em muito, o processo de Enfesto.
APROVEITAMENTO DE PARTE DAS MALHAS QUE FORAM TRANSFERIDAS PARA O BARRETO E DESTINO DA RESTANTE :
No final de Setembro e início de Outubro/06 foram transferidas para as instalações do Barreto cerca de 24 toneladas de malhas, provenientes de sobras de “barcas” do passado.
Em início de Dezembro/06 as Compradoras estiveram no Barreto conhecendo as malhas de sobras e manifestaram interesse em aproveitar muita coisa.
Elaboramos uma espécie de catálogo com amostras das malhas de interesse das Compradoras e enviamos para estas.
Elas escolheram as malhas e quantidades que lhe interessavam e definiram os modelos a serem elaborados com essas malhas de aproveitamento.
Ao longo de Janeiro e Fevereiro/07 estaremos elaborando Referências que aproveitarão cerca de 12 toneladas de malhas de sobras
As outras 12 toneladas restantes, segundo as Compradoras, referem-se a tipos de malhas e cores que não têm como ser aproveitadas mais nesse verão e que não têm condições de serem aproveitadas na coleção de inverno.
Como as malhas restantes não têm mais condições de serem aproveitadas pelas Compradoras, contatamos então 3 interessados na compras dessas malhas sem condições de aproveitamento e com a ajuda da área de Compras de Suprimentos estamos negociando a venda das mesmas, o que deve ocorrer por esses dias.
Com esses procedimentos recuperamos cerca de R$ 250.000,00 em malhas utilizadas pela Compradoras e cerca de R$ 54.000,00 de malha não aproveitada, mas vendida.
ANÁLISE DA MALHA QUANDO DO RECEBIMENTO DA MESMA:
Até hoje na Fábrica, devido a falta de estrutura, somente analisamos a malha, tanto em termos de qualidade como em termos de tonalidade, no momento de descanso da mesma, às vésperas do Corte desta.
Este procedimento é totalmente errado, pois somente tomamos conhecimento de eventuais problemas com as malhas, muito tempo depois destas terem sido recebidas e quando já não temos, praticamente, tempo hábil algum para devolver a malha, substituí-la por outra da cor solicitada ou por outra sem problemas de qualidade com o mesmo Fornecedor ou com outro Fornecedor. Hoje quando isso acontece, invariavelmente, acaba gerando um atraso na entrega da peça pronta ao CDM.
Toda essa situação será corrigida a partir do recebimento da máquina Revisora de Malha, que estamos adquirindo e está para chegar agora no mês de Fevereiro/07, quando então todo o processo de revisão e descanso de malha será modificado.
Toda malha logo após ser recebida, antes de subir para o Estoque,esta será revisada em termos de qualidade, de tonalidade, de metragem e de largura, já sofrendo nesse momento um pré-descanso e um rebobinamento sem tensão. Somente depois de todos esses procedimentos é que a malha seguirá para o Estoque, ou seja, todos os eventuais problemas que hoje só descobrimos quando a malha já está para ser cortada serão apurados com bastante antecedência, dando assim tempo às correções que se fizerem necessárias sem maiores conseqüências para a entrega das peças prontas ao CDM.
COMPRA DE MALHA POR QUILO x POR METRO :
Além da compra da malha após o Encaixe definitivo do Risco dos BONECOS de um determinado mês, outro detalhe que também que nos ajudará a minimizar a falta ou a sobra de malha é mudança da forma de compra da mesma, que sempre foi feita na Fábrica por Quilo e que estaremos já a partir de Fevereiro/07, comprando por Metro.
A compra por Quilo, como é feita hoje, não nos traria problemas se nos Pedidos fosse colocado a gramatura a ser aceita (que nos é passada pelo próprio Fornecedor) e que essa gramatura fosse conferida quando da entrega de todas as malhas, mas como isso nunca foi feito uma vez que nunca tivemos estrutura para tal, se a malha for entregue com uma gramatura diferente da informada pelo Fornecedor (o que acontece costumeiramente) iremos receber uma metragem menor (o que é mais comum) ou maior de malha, que gerará uma falta ou uma sobra de malha.
A compra da malha por Metro, que começará a partir do próximo mês, informando nos Pedidos a largura mínima a ser aceita por nós e o valor do Metro apurado a partir da conversão de Quilo para Metro com base no rendimento informado pelos próprios Fornecedores, com a devida conferência da metragem e da largura recebida por ocasião da revisão da malha logo após o recebimento das mesmas, que passará a ser feita com a máquina Revisora de Malha que estamos adquirindo, acabará de vez com esse tipo de problema que sempre tivemos na Fábrica e que sempre foi um dos principais causadores de falta ou sobra de malha na nossa produção.
SISTEMA DE CONTROLES E DE CUSTEIO PARA A FÁBRICA:
Assim que chegamos na Fábrica começamos a pesquisar e a analisar os possíveis sistemas de Controles e de Custeio que poderiam nos atender, haja visto que o sistema existente na Fábrica é muito arcaico, em DOS ainda, monousuário e repleto de limitações, nos atendendo, basicamente, somente nas partes relativas a Ficha Técnica e Ordem de Produção.
O primeiro sistema que encontramos e analisamos foi o LINKS, que nos atende em todos os quesitos, mas que era muito caro, algo em torno de 230 mil Reais para licença de uso e implantação do Software e 4,2 mil de manutenção mensal.
Em seguida descobrimos o sistema MILLENIUM, que também analisamos, que nos atende satisfatoriamente e que é muito mais barato, algo em torno de 52 mil licença de uso e implantação do Software e 1,8 mil de manutenção mensal.
Em ambos os casos a área de TI foi envolvida para verificar as configurações técnicas dos sistemas e suas
Face a diferença gritante de preço entre os dois sistemas, nos concentramos mais nas análises do MILLENIUM e visitamos, inclusive, alguns usuários do sistema para verificar “in locum” o funcionamento e a qualidade do mesmo. As empresas visitadas foram a Banana Danger (moda infantil de malha) e a Mix Design (moda feminina, basicamente jeans).
Em ambas o sistema funciona perfeitamente e ambas estão muito satisfeitas com o mesmo.
Recentemente, fomos procurados pela LINKS para saber do andamento de nossas análises, explicamos a estes sobre a situação da diferença de preço entre os dois sistemas e estes então nos fizeram uma segunda proposta, reduzindo o preço para algo em torno de 62 mil Reais para licença de uso e implantação do Software e 2 mil de manutenção mensal, dando como justificativa o interesse deles em “bancar esse custo como investimento na Leader” com o intuito de mostrar um bom trabalho e, com isso, terem, quem sabe, uma ótima propaganda para o ERP que eles pretendem oferecer para a empresa.
Estamos agora envolvendo a Diretoria de TI para participar também da decisão de escolha do software, pois apesar da redução do preço do sistema da LINKS este ainda continua 10 mil Reais mais caro que o MILLENIUM e além disso temos ainda o receito de, mesmo que estes cheguem ao mesmo preço, como poderia vir a ser no futuro a atendimento da LINKS às necessidades futuras da Fábrica, caso o sistema ERP escolhido daqui a algum tempo pela área de TI não seja o deles.
De todo modo, qualquer que seja o sistema de controles e custeio que escolhermos para a Fábrica, já conseguimos uma redução de cerca de 180 mil Reais de gastos com licença de uso e implantação e de cerca de 29 mil Reais / ano de manutenção do sistema.
CONQUISTA DO MASCULINO ADULTO:
Desde Novembro/06 vimos mantendo contatos freqüentes com os Compradores do Masculino Adulto, no sentido de: levantarmos custos, conseguirmos fornecedores de malha a preços mais competitivos, conseguirmos desenhistas de estampas mais afinados com as tendências de desenhos dessas Seções, agirmos como elemento de ligação entre os Compradores do Masculino e a área de Estilo da empresa, conseguirmos chegar a preços mais competitivos para as peças a serem produzidas pela Fábrica, etc., etc., tudo no intuito de conseguirmos conquistar uma parcela das vendas das Seções do Masculino Adulto para produção pela Fábrica.
Em Janeiro/07 já fizemos a primeira produção/entrega de 1.104 peças para a Seção 30 – Explorer, em Fevereiro/07 estaremos produzindo/entregando 1.056 peças também para a Explorer e para Março/07 já temos encomendas de quase que 11.000 peças englobando as Seções Explorer, Tuvalu e Aditive e esperamos que essas quantidades só aumentem daí para a frente.
PERDA DE PRODUTO EM FACÇÕES, ESTAMPARIAS E BORDADEIRAS - NÍVEL DE QUALIDADE ACEITÁVEL - NQA:
Ao longo desses meses, observamos que as quantidades de peças com “defeitos” que nos eram entregues pelas Facções, Estamparias e Bordadeiras, de modo geral flutuavam em torno de 1% (um por cento), todavia existiam algumas Facções, Estamparias e Bordadeiras que apresentavam um % de defeitos muito acima desse nível e nada era cobrado dessas empresas por esses defeitos muito acima de um nível aceitável.
A partir de 01 de Fevereiro/07 estamos definindo para todas as Facções, Estamparias e Bordadeiras um Nível de Qualidade Aceitável – NQA de 99%, ou seja, toleraremos apenas 1% de Perda com Defeitos. A partir de 1% cobraremos das Facções, Estamparias e Bordadeiras o valor de custo (matéria-prima – malha e aviamentos, mão-de-obra direta, mão-de-obra indireta e despesas gerais de fabricação) das peças com problemas.
PERSPECTIVAS ATUAIS E FUTURAS :
No primeiro semestre do ano passado a Fábrica produziu cerca de 125.000 peças / mês. Em Novembro/06, quando reunimos as Compradoras para fazermos o Planejamento de produção da Fábrica para 2007, projetamos estarmos produzindo no 1º semestre deste ano algo em torno de 150.000 peças / mês.
Hoje já estamos produzindo cerca de 180.000 peças / mês e pretendemos ampliar esse número, logo, logo para 200, 250, 300 e chegarmos a 350 mil peças / mês até o final do ano.
Para isso muita coisa ainda tem que ser feita na Fábrica :
- precisamos que as nossas Compradoras / Estilistas desenvolvam as coleções com muito
mais antecedência (só para se ter uma idéia, estamos ainda cobrando das Compradoras
BONECOS de Abril/07, enquanto empresas como: OSKLEN, REDLEY, HB e outras já
fecharam todos os modelos da coleção de inverno e já estão trabalhando na coleção do
Verão de 2008);
- precisamos conquistar ainda mais o Masculino Adulto e começar a trabalhar o
Masculino Infantil / Juvenil;
- precisamos receber o sistema de Risco Audaces e começar a usá-lo o mais breve possível;
- precisamos treinar as nossas Modelistas a elaborarem as modelagens diretamente no
sistema Audaces;
- precisamos começar a utilizar a sistemática de Encaixe de Risco Automático do Audaces;
- precisamos começar a comprar a malha por gasto Real (após o Encaixe do Risco);
- precisamos ter um processo muito mais bem definido sobre aproveitamento dos eventuais
“buracos” nos Encaixes de Risco;
- precisamos comprar as malhas com um pouco mais de antecedência, para termos tempo
de analisá-las no momento do recebimento, devolvê-las , se for o caso, e conseguir
substituí-las sem provocar atrasos na entrega das peças a Compras;
- precisamos começar a comprar a malha por Metro;
- precisamos disciplinar nossos fornecedores de malha a entregarem todos os pedidos sem
atrasos;
- precisamos receber a máquina Revisora de Malha e a usá-la;
- precisamos implementar um novo processo de análise de malha a partir do uso da
máquina Revisora de Malha;
- precisamos receber a máquina Enfestadora de Malha e a usá-la;
- precisamos encontrar uma solução para eliminar ou minimizar o processo de descanso de
malha;
- precisamos, com esses equipamentos e mudanças de processos, agilizar em muito todo o
processo de Corte;
- precisamos acabar com a separação da malha para o viés, rolo a rolo;
- precisamos otimizar a capacidade de Produção da nossa área de Corte;
- precisamos receber a máquina de viés que está para ser entregue e começar a usá-la
imediatamente;
- precisamos melhorar o processo de impressão de etiquetas;
- precisamos disciplinar nossas Facções para entregarem todas as produções sem atrasos;
- precisamos aumentar nossa equipe de Controle de Qualidade para dar vazão ao
crescimento dos volumes diários;
- precisamos aumentar nossa equipe de Produtos Acabados / Expedição para dar vazão ao
crescimento dos volumes diários;
- precisamos ampliar urgentemente a área de Estoque de Produtos Acabados para atender
ao crescimento dos volumes mensais;
- precisamos melhorar o sistema de abastecimento do caminhão de transporte de produtos
acabados para o CDM;
- precisamos definir e começar urgentemente a implantação do novo sistema de controles
da Fábrica;
- precisamos reajustar o Orçamento / 2007 da Fábrica, principalmente na rubrica Horas-
extras, em função do crescimento dos volumes mensais;
- precisamos reconquistar a confiança das Compradoras na capacidade de entrega no prazo
da Fábrica;
- precisamos receber de nossas Compradoras muito mais pedidos.
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