"É muito legal se reunir com as crianças. Você nunca sabe o que elas vão dizer."O problema das empresas não são as reuniões, mas a atitude das pessoas com relação as reuniões.
O propósito de uma reunião é decidir alguma coisa. Todos os outros propósitos não fazem sentido.
As pessoas devem se reunir em uma reunião para decidir o que fazer, para avançar uma idéia, para desenrolar um conflito ou gerar um conflito que fará as coisas acontecerem.
Reunião é para decidir!
Eu reuni algumas idéias rápidas e práticas que eu peguei ali e aqui baseadas na minha convivência com centenas de reuniões em diferentes empresas de diferentes tamanhos.
É coisa rápida, lá vai:
(1) O decisor final tem que participar de todas as reuniões. Se o cara que decide não pode participar da reunião, não faça a reunião. Caso contrário, você terá que fazer uma nova reunião para atualizar o cara sobre tudo que vocês falaram.
(2) Convide o mínimo de pessoas possível. A real colaboração acontece quando a reunião tem no máximo três pessoas. Pode reparar que em reuniões com mais de 5 pessoas, 20% das pessoas falam 80% do tempo, e 50% das pessoas ficam absolutamente em silêncio. Pessoas que não falam em reuniões não devem participar de reuniões. Dê uma chance para o cara, se ele repetir o silêncio, não chame mais.
(3) Decisões não devem esperar uma reunião, se precisa decidir algo, faça a reunião AGORA! Uma decisão importante não deve aguardar o calendário de reuniões de staff da empresa para entrar em discussão. Se o bicho tá pegando, chama a infantaria e a cavalaria, e decide agora!
(4) Cada participante tem que sair da reunião com um Lista de Tarefas CRISTALINA O participante que sai de uma reunião sem uma lista de tarefas não deveria ter participado daquela reunião. Ele perdeu o tempo da empresa, e o próprio tempo. Todos tem que sair com uma lista de tarefas claras e necessárias para lidar com a decisão que todos tomaram. Outra coisa, esse negócio de minuta de reunião é coisa de velho. Gente adulta e responsável não precisa de minuta de reunião, cada um tem que saber o que tem que fazer sem o “papai” ter que lembrar.
(5) A reunião tem que terminar no horário programado. A reunião tem que ser a mais breve possível, mas também não tem que ser coisa de maluco ansioso. Uma decisão precisa ser tomada, e ela pode afetar o destino da empresa. Portanto, para que a reunião aconteça rapidamente, você precisa levar as informações necessárias para decidir para dentro da reunião. As pessoas precisam de fatos para tomar decisões baseadas nas emoções. Parece piada, mas é assim que funciona.
(6) Esteja preparado para desafiar e ser desafiado. Se vamos decidir alguma coisa, que seja uma decisão sobre algo corajoso, audacioso, inovador e arrojado. Que marketing desafie os resultados de vendas, e vendas não fique com mimimi porque o marketeiro deu porrada; que vendas desafie os números apresentados por marketing, e marketing não fique com medinho porque vendas colocou o dedo na ferida; que TI desafie a diretoria da empresa, que a diretoria da empresa desafie o projeto mais do mesmo do cara da logística, e assim por diante e vice-versa. Afinal, vocês são adultos ou não são??? Pelas minhas contas, uma criança de 5 anos hoje está muito mais preparada para receber feedback do que muito marmanjo de gravata circulando por ai.
(7) As respostas tem que ser sempre "Sim!", e nunca "Não, mas". NUNCA CHAME um cara negativo para participar de uma reunião. Uma reunião entre seres humanos tem que ser PRÁ CIMA, ULTRA OTIMISTA, ILUMINADA. O funcionário roda presa que só vê problemas nas sugestões dadas pelos outros e NUNCA apresenta soluções otimistas deve ser banido da reunião.
(8) Se a reunião é longa, faça paradas a cada 30 minutos. De quanto tempo você precisa para decidir se deve comprar um jatinho de 10 milhões de reais??? Segundo um amigo que vende jatinhos corporativos, você precisa de 15 minutos. 30 minutos é tempo mais do que o suficiente para decidirmos alguma coisa. Além do mais, faça as paradas de 30 minutos para liberar as pessoas para checar emails, fazer telefonemas etc. O uso de gadgets enquanto rola reuniões nesse modelo que eu estou sugerindo é PROIBIDO - a não ser uma necessidade ou outra de checar informações necessárias para decidirmos. O funcionário que atender uma ligação no meio de uma reunião de 30 minutos para falar sobre um assunto que não tem a ver com a reunião está despedido!
(9) Faça a lição de casa da última reunião antes de entrar na reunião. Cara, não me obrigue a fazer uma reunião para revisar a reunião da semana anterior. É piada! O follow-up das coisas tem que rolar quando tiver que rolar e não deveriam precisar de uma nova reunião. A nova reunião deve acontecer porque novas coisas precisam ser decididas. PORTANTO, esteja sempre preparado e atualizado com relação a sua lição de casa.
(10) Traga soluções, e não problemas. Você já sabe que o tema da reunião é como vamos aumentar as vendas sem reduzir a margem. Traga pelo menos três idéias práticas e embasadas de como fazer isso. Não venha perder o meu tempo com desculpas furadas sobre a impossibilidade de fazer. Seja criativo, e encontre um jeito.
Gostou?
Alguma sugestão?
Ou você não conseguiu ler esse artigo até o final porque está metido em alguma reunião onde o decisor não está presente, onde a galera está fazendo a revisão da lição de casa da reunião anterior, onde 50% dos funcionários da empresa estão dentro da sala, onde o tempo da reunião já se esgotou porque as pessoas tem medo de colocar o dedo nas feridas, e 80% das pessoas acham que qualquer idéia bacana vai dar errado no final?
CHEGA DESSA PALHAÇADA!
QUEBRA TUDO! Foi para isso que eu vim! E Você?
Ricardo Jordão Magalhães
Preparado para a Reunião
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Eu sou fã do Ser Humano. E Você?
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