Todos os projetos que mereçam ser considerados são importantes para as empresas.
Falar em importância de projetos pode soar um pouco estranho, não?
O que ocorre é que alguns, além de importantes, são determinantes.
Há uma diferença muito grande entre trabalhar pelo sucesso de um projeto de crescimento de 3% em uma empresa lucrativa e em um projeto para evitar sua falência. Ou mesmo em um projeto em que atrasos de entrega possam ocasionar pesadíssimas multas.
Empresas se arrastam sob resultados ruins por vários anos, com equipes com desempenhos pouco satisfatórios, então quando surge a possibilidade de encerramento das atividades e perda de empregos, as pessoas passam a desenvolver soluções inacreditáveis.
Trabalhando sob pressão e com caráter de urgência, acabam criando equipes de alto impacto.
Isso mostra que todos nós somos capazes de realizar excelentes trabalhos, precisamos de um cenário de futuro, foco, determinação, liderança, algumas pistas para desenvolvimento de soluções e um pouco de calor.
Grandes projetos unem as pessoas determinadas e afastam os descrentes e os desanimados.
Para o sucesso desse tipo de empreendimento é importante que observemos alguns passos:
1º. Passo
Desenhar um cenário de futuro que motive e recompense as pessoas
Faça uma breve descrição do trabalho que será desenvolvido e dos resultados que são esperados.
Com boa divulgação, deixando claro aonde chegar e quais as vantagens, é mais fácil exercer a liderança.
Melhores condições de trabalho, mais oportunidades de treinamento, ascensão profissional, plano de carreira, são argumentos interessantes, tão bons quanto a manutenção dos empregos como nos casos de empresas com risco de fracasso.
2º. Passo
Estruturar o grupo de trabalho
Convide para integrar o grupo de trabalho pessoas que possuam os conhecimentos necessários e que tenham disposição para enfrentar o desafio.
Lembre-se de que o fracasso do projeto terá sérias conseqüências.
É pouco provável que se consiga 100% de adesão e comprometimento sem atenção na avaliação dos resultados e prestação de contas.
Aquela empresa que todo ano considera em seus orçamentos anuais um crescimento de 5% e nunca o atingiu, terá dificuldades de efetuar essa cobrança.
A resposta será: - Todo ano é a mesma coisa. Eles (nunca fica claro quem é eles) colocam isso no orçamento, mas ninguém se importa ou cobra.
Nesse caso, “eles” se torna sujeito indeterminado. Eles colocam, eles não fazem, eles não cobram.
Quando as conseqüências são sérias e imediatas, o responsável pelo projeto tem que ser bem definido.
Sendo você, lembre-se: Você estará sob as luzes e obrigado a liderar a equipe.
3º. Passo
Preparar o plano de trabalho
Em conjunto com as pessoas da equipe, desenvolva idéias, caminhos a serem trilhados, estabeleça as tarefas, funções, responsabilidades e datas para início e conclusão de cada evento do projeto.
Faça um cronograma detalhado, delegue, invista as pessoas de autoridade.
Defina como e com que periodicidade os resultados serão avaliados.
Avaliações com prazos superiores a 15 dias provocam a perda de sinergia.
4º. Passo
Colocar a equipe para trabalhar
Este é o momento das ações para executar, para corrigir desvios imediatamente percebidos, para manter os trabalhos dentro do cronograma.
Lembre-se: Sendo o responsável, certifique-se de que todos sabem o que fazer, delegue, faça a sua parte e saia da frente. Deixe-os trabalhar!
Não atrapalhe, se quer participar mais assuma algumas tarefas.
5º. Passo
Avaliar o andamento do projeto
Avaliar não significa ficar horas em reunião, debatendo avanços e pequenos problemas, mas observar os desvios, providenciar correção das falhas que impedem o sucesso da empreitada e potencializar os pontos de sucesso.
É tratar objetivamente as questões, verificando:
Em que ponto estamos do cronograma?
Onde estamos tendo sucesso?
Quais as falhas, como corrigir, quem será o responsável pela coordenação da ação de correção?
Avaliar significa observar aspectos importantes que no dia-a-dia não puderam ser tratados pela complexidade ou não foram observados.
Avaliar permite posicionar a equipe sobre os resultados do conjunto, pois muitas tarefas, naquele momento, podem não estar ainda relacionadas. Por exemplo, o pessoal de marketing precisa de um equipamento que está sendo negociado por compras e que depende de financiamento que está sendo tratado pelo pessoal de tesouraria.
Pode surgir indefinição quanto as características do equipamento que afeta o tipo de financiamento.
Aspecto que pode ser percebido quando se debate a questão com a equipe toda.
A avaliação pode ser pontual para tratar de uma emergência ou periódica para posicionamento geral.
6º. Passo
Ratificar os pontos fortes
O responsável pelo projeto deve informar para a equipe os pontos fortes para que possam ser potencializados e exemplos positivos repetidos
7º. Passo
Reforçar os pontos fracos
Deve, ainda, observar as fragilidades e buscar com a equipe meios para corrigi-las, dando apoio às pessoas que precisam orientação e mais recursos.
8º. Passo
Incentivar a ação
Correções efetuadas, deve zelar pela manutenção do ritmo de trabalho.
9º. Passo
Avaliar o desempenho
O ciclo se repetirá, com observação, correção das falhas, incentivo nos pontos fortes, substituição das pessoas que não consigam atender os requisitos do programa e afastamento daqueles que tenham atuação contrária e não estejam se adaptando ao grupo.
Projetos que exercem grande pressão podem levar pessoas a agirem de forma defensiva quando se sentem impotentes, ainda que suporte lhes seja oferecido.
Lembre-se: O projeto tem prazo e consequências bastante sérias em caso de fracasso.
10º. Passo
Recompensar
Recompense efetivamente as pessoas de acordo com o que lhes foi oferecido no início do processo.
Boa sorte e mãos à obra, quanto antes você começar mais rápido terá resultados.
Ivan Postigo
Diretor de Gestão Empresarial
Articulista, Escritor, Palestrante
Postigo Consultoria Comunicação e Gestão
Fones (11) 4526 1197 / (11) 9645 4652
Twitter: @ivanpostigo
Skype: ivan.postigo
Autor dos trabalhos
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